Know-how: Przyszłość twoich kopii zapasowych
W roku 2007 na każdą osobę przypadało przeciętnie około 50 GB danych. W 2011 przydział ten ma wynosić ponad 300 GB na każdego mieszkańca naszej planety. Aby odnaleźć się w takim chaosie, konieczne jest zachowywanie porządku podczas zapisywania informacji. Dotyczy to przede wszystkim kopii zapasowych – w końcu przecież chcemy mieć możliwość szybkiego odnalezienia zabezpieczonych danych.
Zanim zatem zaczniesz zabezpieczanie, zrób porządek w swoich zasobach, a później staraj się ten porządek utrzymać także podczas tworzenia nowych dokumentów. Jako miejsce zapisu na swoim komputerze najlepiej wybierz jeden folder, w którym za pomocą podfolderów stworzysz sensowną strukturę – tak jak w katalogu »Moje dokumenty« w systemie Windows.
Szczegółowo opisuj wszystkie pliki. W przypadku zdjęć cyfrowych postaraj się nazwać jednoznacznie przynajmniej folder, a w miarę możliwości również zdjęcia, np. poprzez zmianę nazwy pakietu za pomocą darmowego narzędzia Irfan-View. Aby zmniejszyć zasoby danych, przeskanuj także dysk twardy w poszukiwaniu duplikatów plików. Pomoże ci w tym darmowe narzędzie Anti-Twin, które odnajduje pliki o różnych nazwach, ale o tej samej zawartości.
Formaty: PDF z gwarancją przyszłości
Porządek to połowa sukcesu. Druga połowa to zapis pliku w prawidłowym formacie. Bardzo ważne: zabezpieczaj dane, zapisując je nie tylko w klasycznych formatach, czyli DOC, XLS oraz PPT, programu Microsoft Office. Można się spodziewać, że za 20 czy 30 lat taka struktura danych stanie się nieczytelna, gdyż zabraknie odpowiednich programów do ich odczytywania.
Szczególnie zalecane w wypadku trwałych kopii zapasowych jest zapisywanie plików w formacie PDF/A – specjalnej wersji formatu PDF, która została stworzona specjalnie na potrzeby długowiecznej archiwizacji. W formacie PDF/A zostają zapisane wszystkie zastosowane czcionki, obrazy oraz inne wprowadzone do pliku dane. Dokumenty tego typu utworzysz za pomocą wtyczki Microsoftu do Office 2007 lub wykorzystując funkcję »Eksportuj jako PDF…« z pakietu OpenOffice od wersji 2.4.
Jeśli chcesz zapisać dokumenty tak, aby mieć potem pełną możliwość ich edycji, a nie tylko odczytu, wybierz format ODT, który oferuje OpenOffice. W przeciwieństwie do tworzonych przy okazji premiery praktycznie każdej nowej wersji pakietu Office i zmiennych jak kobieta standardów Microsoftu, format ODT ma specyfikację otwartą. A to oznacza, że nikt nie może nim manipulować – w efekcie utworzone w nim informacje dadzą się zawsze odczytać.
To samo dotyczy obrazów i zdjęć: formaty TIFF oraz PNG nie oferują wprawdzie najlepszej kompresji obrazu, ale dzięki strukturze zdefiniowanej jako otwarty standard zostały uznane za trwałe formaty plików. Pomyśl również o tym, że za kilka lat płyty DVD będą zapewne wysłużone, znikną również urządzenia je odtwarzające. Postaraj się zatem w odpowiednim czasie przenieść swoje kopie zapasowe na aktualne nośniki.
Po przeprowadzeniu segregacji, szczegółowym opisaniu i uporządkowaniu danych możesz rozpocząć tworzenie kopii zapasowych. Pamiętaj jednak, że taka kopia to wyłącznie dodatkowe zabezpieczenie zasobów, a nie jedyne miejsce zapisu. Nigdy nie usuwaj więc zarchiwizowanych danych ze swojego komputera!
Strategia 1: Kopie zapasowe na płytach DVD
Jest jasne, że tworzenie kopii zapasowych wymaga nakładu pracy i pewnej wiedzy. Niestety, im bardziej bezpieczne mają być dane, tym większe muszą być nasze umiejętności techniczne oraz nakłady finansowe. Nie każdy ma na to czas i pieniądze. Z drugiej strony jednak – głównie za sprawą ogromnej digitalizacji naszego życia społecznego – nawet jeśli jesteś okazjonalnym użytkownikiem komputera, który na dysku trzyma jedynie własne CV, skrzynkę pocztową i kilka osobistych zdjęć, w przypadku awarii twardziela nagle możesz zostać “człowiekiem bez właściwości”.
Wybierz zatem najprostszy sposób zabezpieczania zasobów: raz w tygodniu lub przynajmniej raz w miesiącu nagraj cały folder, w którym znajdują się twoje dane, np. »Moje dokumenty«, na płytę lub płyty DVD. Koniecznie zwróć uwagę na jakość nośników. Już po upływie pięciu lat możesz mieć problem z odczytaniem danych zapisanych na standardowej płycie DVD. Szukaj nośników gwarantujących długoletnią żywotność dzięki powłoce refleksyjnej oraz warstwie wysycanej barwnikiem AZO, który na wiele lat zabezpiecza zapis przed działaniem promieniowania UV.
Przechowuj płyty DVD w oryginalnych opakowaniach, w zamkniętej szafce, gdzie jest mała wilgotność powietrza – unikniesz dzięki temu zarysowań i uszkodzeń nośnika. Zrezygnuj także z zapisywania kopii zapasowych na płytach CD – mała pojemność wystarcza tylko nielicznym użytkownikom. Ponadto nagrane płyty CD są zdecydowanie bardziej narażone na zniszczenie niż płyty DVD, gdyż mogą stać się nieczytelne niezależnie od tego czy zostaną zarysowane z wierzchniej strony czy od spodu.
Niestety, tradycyjne płyty DVD również nie są całkowicie zabezpieczone przed mechanicznym zarysowaniem powierzchni. Dlatego należy je sprawdzać pod kątem występowania uszkodzeń co najmnxiej raz na trzy lata. Można to zrobić za pomocą narzędzia Nero CD-DVD Speed. Jeśli w programie pojawi się ostrzeżenie, skopiuj dane na nowy optyczny nośnik danych.
Jeśli na twoim komputerze znajduje się niewiele ważnych danych, a ich ilość zwiększa się powoli, wystarczy comiesięczne tworzenie kopii zapasowych na płytach DVD.
Trwałość: do 15 lat
Pojemność: 5–9 GB
Koszty: ok. 5 zł
Bezpieczeństwo: 60%
Strategia 2: Kopie zapasowe na dysku twardym
Płyty DVD są wprawdzie tanie i nie zajmują dużo miejsca, ale mają ograniczoną pojemność pamięci. Jeśli twój folder »Moje dokumenty« ma dwucyfrową liczbę gigabajtów, tworzenie kopii zapasowych na płytach DVD będzie wymagać dużego nakładu czasu. Idealną alternatywą są w tym przypadku dyski twarde – obojętnie czy wewnętrzne, czy zewnętrzne. Jeśli dysk jest podpięty do komputera, opłaca się tworzyć backupy przynajmniej raz w tygodniu. Większość programów do tworzenia kopii zapasowych oferuje opcję automatycznego uruchamiania kopii zapasowych w określonym terminie.
Podobnie jak płyty DVD, również dyski twarde można sprawdzić pod kątem występowania błędów. Wyczerpujących informacji o ich kondycji dostarcza technologia S.M.A.R.T. (Self-Monitoring, Analysis and Reporting Technology), będąca jednocześnie parametrem, który daje się odczytać. Miernik wartości S.M.A.R.T. zaimplementowano w darmowym programie HDD Health, który pozwala dzięki temu na wiarygodne testowanie dysku.
Ale to nie wszystko! Jeżeli w teście nie pojawiły się nawet najdrobniejsze błędy, to wówczas możesz za pomocą aplikacji określić prawdopodobieństwo awarii w niedalekiej przyszłości. A to pozwala zapobiec nieszczęściu. Niestety, dyski twarde wcale nie mają dłuższego okresu żywotności niż płyty DVD. Dlatego po upływie pięciu lat powinieneś poświęcić kopiom zapasowym więcej uwagi i przekopiować dane, o ile wartości S.M.A.R.T. będą zawierać ostrzeżenia.
Podobnie jak w przypadku płyt DVD, żywotność HDD uzależniona jest od warunków przechowywania. Jeśli zapisałeś kopie zapasowe na dysku wewnętrznym, po wyjęciu z komputera zapakuj go w okładkę antystatyczną, w której został dostarczony. Takie plastikowe opakowania, zwane również sea-shell, stanowią wystarczającą ochronę przed mechanicznymi i elektrycznymi obciążeniami.
Zapakowane dyski przechowuj najlepiej w szafce, w niezbyt wysokiej i w miarę stałej temperaturze oraz niskiej wilgotności powietrza. Jeśli na dyskach lub płytach DVD znajdują się bardzo ważne dane, np. dokumenty firmowe, nie żałuj pieniędzy i pomyśl o kupnie sejfu. Pamiętaj, że dobry sejf będzie chronił dane również przed kradzieżą oraz ogniem.
Uwaga:
Dyski twarde należy chronić przede wszystkim przed upadkiem, gdyż prowadzi to często do uszkodzenia głowicy zapisująco-czytającej lub delikatnych powierzchni talerzy magnetycznych. Staraj się też zawsze odłączać dyski zewnętrzne, jeśli ich nie używasz.
Jeśli pojemność twoich danych przekracza 20 GB, korzystne będzie tworzenie kopii zapasowych na dyskach twardych. Wówczas obowiązkowe jest robienie kopii zapasowych co tydzień.
Trwałość: do 10 lat
Pojemność: 500 GB
Koszty: ok. 400 zł
Bezpieczeństwo: 60%
Strategia 3: Kopie zapasowe w Sieci
Przedstawione dotychczas strategie polecane są w pierwszej kolejności użytkownikom jednego komputera. W przypadku większej liczby maszyn lepsze będzie inne rozwiązanie: sieciowe dyski twarde NAS (Network Attached Storage).
Takie urządzenia, mając jednakową żywotność oraz takie same funkcje rozpoznawania błędów, są wprawdzie droższe niż zewnętrzne dyski twarde (sama obudowa dysku NAS kosztuje ok. 600 zł), jednak ich największą zaletą jest to, że większość obudów potrafi samodzielnie sprawdzać wartości S.M.A.R.T.
Plusem jest również to, że dyski NAS świetnie sprawdzają się jako nośnik kopii zapasowych dla dowolnej liczby komputerów w domowej sieci lokalnej. Oprócz tego większość dysków sieciowych oferuje możliwość dostępu do danych przez Internet, dzięki czemu twoje zdjęcia i pliki wideo są w zasięgu ręki, nawet jeśli jesteś na wakacjach gdzieś w dalekiej Australii.
Wielu producentów dysków NAS wyposaża te urządzenia w oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych. Program zabezpieczający należy ustawić tak, aby każdego dnia lub po każdym wyłączeniu komputera tworzył kopię zapasową – dzięki temu uzyskamy wysoką gwarancję zabezpieczania danych podczas użytku domowego.
Kolejna mocna strona sieciowych dysków dotyczy dostępności modeli z dwoma, czterema lub pięcioma dyskami. Obudowy NAS tego typu służą do tworzenia jednego szybkiego i bezpiecznego dysku poprzez łączenie dysków składowych w macierze RAID 0, RAID 1 lub RAID 5. Macierz RAID 0 powstaje, gdy połączymy ze sobą dwa lub więcej dysków w jedną większą pamięć, przy czym dane zostają podzielone między wszystkie dyski. W efekcie uzyskujemy olbrzymią wydajność, której jednak nie da się do końca wykorzystać z powodu dzisiejszych powolnych sieci.
Również tworzenie RAID 5 (połączenie zwiększonej wydajności i zabezpieczenie danych) nie ma sensu w sieciach domowych, gdyż w praktyce zwiększonej wydajności nie daje się sensownie wykorzystać. W przypadku macierzy RAID 1 dane z jednego dysku twardego zostają odzwierciedlone na drugim dysku twardym. W ten sposób powstaje kopia zapasowa na podstawie kopii zapasowej w pamięci NAS, a twoje dane są podwójnie zabezpieczone. Jeśli jeden dysk twardy ulegnie awarii, nie stracisz nawet pojedynczego bajta!
Dyski twarde NAS mogą pracować całą dobę, jednak wiele modeli potrafi samoczynnie się dezaktywować (przy braku obciążenia) i włączyć, gdy pojawi się konieczność dostępu do informacji. Dzięki temu pobór mocy jest minimalny, a ty masz kopie zapasowe zawsze pod ręką i nie musisz wyciągać dysku z szafy, jeśli chcesz mieć do niego dostęp.
Jeśli chcesz mieć nieograniczony dostęp do swoich danych, zapisuj je codziennie na dyskach NAS lub w Internecie na edyskach.
Trwałość: 20 lat
Pojemność: 1 TB
Koszty: ok. 1000 zł
Bezpieczeństwo: 90%
Strategia 4: Rozproszone kopie zapasowe
Koszty zabezpieczeń rosną, gdy twoje dane są naprawdę ważne, np. mogą decydować
o przyszłości twojej firmy. W tym przypadku nie wystarczy dysk twardy, a nawet macierz RAID w obudowie NAS, ponieważ wszystkie kopie zapasowe znajdują się w jednym miejscu. A to oznacza, że w przypadku pożaru, kradzieży, powodzi lub innego zdarzenia losowego mogą zostać unicestwione.
Rozwiązaniem jest rozdzielenie danych. Niektórzy producenci NAS, np. Synology (Disk Station DS408) lub intradisk (model CIBS), oferują funkcję kaskadującego systemu tworzenia kopii zapasowych. Oznacza to możliwość synchronizacji z innym lub wieloma innymi dyskami. Dzięki temu na obu dyskach NAS, które mogą znajdować się na dwóch różnych krańcach świata, przechowuje się dokładnie te same dane. Gdy jedno urządzenie ulegnie zniszczeniu, informacje nie zostaną utracone.
Jeśli nie chcemy lub nie możemy umieścić systemów NAS w różnych miejscach, istnieje jeszcze jedna możliwość bezpiecznej archiwizacji – edyski. Ich idea jest prosta: dostawca pod określonym adresem w Sieci udostępnia – za darmo lub odpłatnie – przestrzeń na dane. Największym problemem jest to, że korzystamy z naszych zasobów za pośrednictwem ogólnodostępnej Sieci, zatem nie możemy być całkowicie pewni, że nie trafią one w niepowołane ręce. Należy zatem zwracać szczególną uwagę na to, aby mieć możliwość korzystania z szyfrowanych łączy. Umożliwia to np. edysk.pl, gdzie za 2-gigabajtową przestrzeń zapłacimy ok. 350 zł rocznie. Inny polski usługodawca (www.superdysk.pl) za przechowanie 1 GB rocznie życzy sobie niewiele więcej niż 50 zł. Obydwaj udostępniają też niewielką ilość miejsca – od 50 do nawet 100 MB – całkowicie za darmo.
Jeśli chcesz mieć stuprocentowe zabezpieczenie, musisz stworzyć klika oddzielnych kopii zapasowych – na dyskach NAS lub w Internecie.
Trwałość: ponad 50 lat
Pojemność: 1 TB
Koszty: ok. 2500 zł
Bezpieczeństwo: 100%
Żywotność pamięci
DYSKIETKI
Obecnie rzadko który komputer ma napęd dyskietek. Przechowywanie kopii na dyskietkach jest mało sensowne, gdyż wytrzymują one maksymalnie 5 lat i mają pojemność liczoną w MB.
PAMIĘĆ FLASH
Pamięci USB oraz karty pamięci są małe, tanie i mają dużą pojemność. Niestety, nie nadają się na medium do tworzenia kopii zapasowych. Nie oferują żadnych mechanizmów kontroli stanu danych. Ich żywotność jest podobna jak w przypadku dyskietek i wynosi ok. 5 lat.
MEDIA OPTYCZNE
Płyty DVD i CD to dobre media do tworzenia kopii zapasowych – ale należy w tym celu zaopatrzyć się w specjalne, trwałe modele, a przede wszystkim prawidłowo je przechowywać. Pojawienie się na płycie zarysowań oznacza zbliżanie się końca ich żywotności. Jeśli zatroszczymy się o prawidłowe przechowywanie oraz odpowiednie płyty, możemy uzyskać do 15 lat żywotności.
DYSKI TWARDE
Więcej płatnej pamięci niż w przypadku dysków twardych nie otrzymamy nigdzie indziej. Ale tutaj również obowiązuje zasada: jeśli dyski twarde przechowywane są prawidłowo i nie naraża się ich na mechaniczne obciążenia, można uzyskać do 10 lat żywotności. Po upływie tego okresu należy koniecznie przekopiować dane na nowe medium.