Tymczasem, jak wskazują badania, całkowite koszty drukowania i koszty operacyjne mogą pochłonąć do 11% przychodów firmy. Rynek oferuje rozwiązania, które pozwalają zmniejszyć i kontrolować wydatki związane z drukiem. Przykładem może być usługa optymalizacji druku Total Managed Print (TMP) firmy Oki, która za pomocą zewnętrznego konsultingu pomaga dopasować sposób drukowania firmy do jej rzeczywistych potrzeb. Szukanie oszczędności to dziś priorytet wielu firm, a kluczem do zrozumienia korzyści płynących z wykorzystania TMP, jest świadomość, że sam zakup drukarki to dopiero początek wydatków, stanowiący zaledwie 15% całkowitych kosztów użytkowania sprzętu, na pozostałe 85% składa się późniejsze korzystanie z urządzenia. Dlatego warto przeprowadzić profesjonalny audyt w naszej firmie i wprowadzić rozwiązania przynoszące jej oszczędności. Nie zdajemy sobie nawet sprawy, że dziś przeciętna firma może posiadać nawet 10 razy więcej urządzeń drukujących niż faktycznie potrzebuje.
Oki szacuje, że w firmach zatrudniających ponad 1000 pracowników roczny koszt druku wraz z materiałami eksploatacyjnymi wynosi ponad 1000 zł na osobę. Proponowana przez Oki usługa TMP pozwala na obniżenie kosztów firmowych wydruków od 10% do 30%. Warto pamiętać, że optymalizacja druku to jeden z najprostszych sposobów na obniżenie kosztów biznesowych.
Sposób drukowania dopasowany do potrzeb
Inteligentne i efektywne zarządzanie firmowymi procesami druku jest sercem systemu usług zarządzania drukiem Oki. ,,TMP stworzyliśmy w celu zapewnienia usługi zarządzania drukiem dla małych i średnich przedsiębiorstw jak również dla sektora publicznego i korporacyjnego. Obejmuje ono audyt dotychczasowego systemu drukowania dokumentów w firmie, posiadanych urządzeń i używanych materiałów eksploatacyjnych, konsulting, opracowaną na podstawie przeprowadzonej analizy propozycję zmian i usprawnień, wdrożenie proponowanych przez nas rozwiązań, a także okresowe audyty kontrolujące koszty. Elastycznie podchodzimy do każdej firmy, co pozwala nam zarekomendować rozwiązania dopasowane do indywidualnych potrzebach danego biznesu.” – mówi Jacek Tarkiewicz Dyrektor Marketingu OKI na region CEE/ER.
W następstwie przeprowadzonego audytu, firma Oki udostępnia niezbędne urządzenia tam, gdzie są one aktualnie potrzebne. Dzięki elastycznemu podejściu można określać potrzeby druku wybranego działu, departamentu czy nawet wskazywać rozwiązania zaspokajające potrzeby indywidualnego pracownika. Wszystko to dzięki 4 prostym krokom: Oszacowaniu Propozycji Implementacji Zarządzaniu, które są realizowane bezpośrednio przez firmę Oki lub jej autoryzowanego partnera.
KROK 1: OSZACOWANIE
Specjaliści Oki odwiedzają firmę, by poznać aktualną sytuację i potrzeby związane z drukowaniem. Analizują liczbę drukowanych dokumentów, format (A4/A3), rodzaj druku (mono/kolor), aktualne wydatki, wydajność, wymogi zabezpieczeń, możliwości magazynowe w celu uzyskania dokładnego obrazu potrzeb firmy.
KROK 2: PROPOZYCJA
Na podstawie przeprowadzonego audytu i szacunków, firma Oki rekomenduje sposób, w jaki można zoptymalizować pracę urządzeń biurowych w celu oszczędzenia pieniędzy, zwiększenia produktywności, usprawnienia przepływu pracy, ochrony środowiska i zwiększeniu bezpieczeństwa. Dzięki temu firma dokładnie wie, jakie oszczędności przyniesie jej wykorzystanie zaproponowanych rozwiązań.
KROK 3: IMPLEMENTACJA
Profesjonalne wdrożenie wspólnie uzgodnionej strategii. Od urządzeń, poprzez materiały eksploatacyjne, aż do materiałów szkoleniowych dla zespołu IT. Po zakończeniu implementacji programu działań, firma posiada dokładny obraz liczby i rodzaju drukowanych przez nią dokumentów. Dzięki temu bez problemu będzie można z wyprzedzeniem zaplanować wydatki związane z drukowaniem.
KROK 4: ZARZĄDZANIE
Firma jest na bieżąco ze szczegółami dotyczącymi jej wydruków i nowo zoptymalizowanej infrastruktury jej druku, dzięki dokładnemu raportowaniu. Po zapewnieniu zmniejszenia kosztów w pierwszej fazie, firma Oki kontynuuje monitorowanie potrzeb firmy i rekomenduje dalsze rozwiązania poprawiające m.in. zarządzenie dokumentami, obieg dokumentów cyfrowych i inne działania biurowe.
Korzyści dla firmy
Dzięki wdrożeniu optymalizacji druku firma szybko odczuwa korzyści płynące z rozwiązań dostosowanych do jej potrzeb i wymagań. Dostaje, bowiem informacje, które pomagają podejmować lepsze decyzje w kontekście usług związanych z drukiem firmowym. Uwalnia się także od ciężaru zarządzania infrastrukturą, otrzymuje lepszy zwrot z inwestycji w najnowszą technologię.
Korzyści z usługi zarządzania drukiem
- Redukcja ilości drukowanych dokumentów od 10% do 30%
- Lokalizacja i redukcja kosztów wydruków
- Wzrost wydajności pracy
- Możliwość zaprojektowania indywidualnego i optymalnego rozwiązania
- Pełna kontrola tworzonych wydruków
- Wskazanie przeciążonych i niedociążonych drukarek
- Podniesienie efektywności posiadanych zasobów informatycznych
Firma zyskuje nie tylko na obniżeniu kosztów drukowania, ale zwiększa również produktywność, lepiej chroni informacje biznesowe, a przede wszystkim chroni środowisko. Jak pokazują badania, jeśli przedsiębiorstwa zaadoptowałyby najbardziej efektywne procesy drukowania, tzw. ślad węglowy, czyli emisja dwutlenku węgla związana z całościowym procesem mogłaby być zredukowana o równowartość 1,5 miliona ton CO2, co jest równoważne zniknięciu z ulic 400 000 samochodów.
