Kupując “zwykłego” Office’a 2010 dokonujemy jednorazowej opłaty za licencję na oprogramowanie. Decydując się na Office’a 365 kupujemy od Microsoftu abonament za możliwość korzystania z pakietu biurowego. Po tym, jak zdecydujemy się na subskrypcję, otrzymujemy dostęp do aplikacji webowych, które realizują te same funkcje, co ich biurkowe odpowiedniki. Przewagą aplikacji webowych nad natywnymi jest to, że nie wymagają one ani instalacji na stacji roboczej, a także to, że zadziałają na każdym komputerze, niezależnie od zainstalowanego systemu operacyjnego. Wystarczy nowoczesna przeglądarka internetowa, by otworzyć dany dokument i pracować nad nim dokładnie tak samo, jak byśmy korzystali z dedykowanej, natywnej aplikacji (Word, Excel, PowerPoint).
To jednak nie koniec: oprócz Web Apps, na które składają się webowe odpowiedniki aplikacji znanych z “tradycyjnego” Office’a otrzymujemy oprogramowanie serwerowe, takie jak Exchange, SharePoint czy Lync. Pierwszy z nich to usługa komunikacyjno-organizacyjna. Oferuje użytkownikowi 25 gigabajtów miejsca na pocztę, kalendarze i kontakty (z możliwością ich współdzielenia). SharePoint z kolei
jest wielozadaniową platformą, pozwalającą na obsługę stron internetowych oraz różnego rodzaju plików i dokumentów importowanych po między serwerem a klientem. Dodatkowo umożliwia współpracę i integrację pomiędzy sobą serwerów sieciowych oraz zawartych w nich repozytoriach danych. Poza powyższym, Microsoft SharePoint może pełnić rolę platformy deweloperskiej, za pomocą, której webmasterzy mogą rozbudowywać swoje aplikacje. Ostatnia aplikacja, Lync, to biznesowy komunikator, umożliwiający rozmowy tekstowe, głosowe, wideo i wieloosobowe konferencje.
Główną przewagą Office’a 365 nad Office’em 2010 jest jednak jego model biznesowy. Dzięki temu, że jest traktowany nie jako produkt, a usługa, nie musisz się martwić o interoperacyjność poszczególnych wersji pakietu Office’a zainstalowanych na twoich firmowych komputerów. Twoje dane również są odporne na ewentualne awarie w twojej firmie, przetrzymywane są bowiem w centrach danych Microsoftu. Nie trzeba też pamiętać o aktualizacjach i zabezpieczeniach. I, co szalenie istotne, ty i twoi pracownicy zawsze będziecie mieli dostęp do swoich dokumentów, niezależnie od tego gdzie się znajdujecie i z jakiego komputera korzystacie.