Oczywiście, niezbędne było odpowiednie zabezpieczenie całego systemu przed wszelkimi awariami. Zastosowano tak zwaną rozproszoną architekturę – istnieje sześć fizycznych serwerów, na których pracuje system. Dla zminimalizowania ryzyka znajdują się one w trzech lokalizacjach – w Polsce, Francji i Niemczech. Dzięki temu w przypadku awarii jednej z maszyn lub braku zasilania w jednej z lokalizacji, system jako całość pozostaje nadal sprawny. Dodatkowo nad systemem sprawują nadzór programiści, którzy czuwają nad jego pracą 24 godziny na dobę. Pozwala to osiągnąć czas reakcji rzędu 15 minut w razie jakichkolwiek nieprawidłowości i kolejnych 15 minut na ich eliminację.
Ten system został przygotowany tak, aby zmaksymalizować efektywność pracy samochodów. Po wprowadzeniu danych zlecenia (ulica, numer, inne dane na przykład kino) system automatycznie przeszukuje bazę danych i wybiera te taksówki, które będą w stanie w najkrótszym czasie podjąć zlecenie. Szukając pojazdów które będą mogły zrealizować zamówienie system niejako “planuje do przodu” – dysponuje informacjami gdzie jedzie taksówka i kiedy będzie w danym miejscu –
i przydziela zlecenie taksówce, która zakończy kurs najbliżej nowego zlecenia.
System sam zadecyduje, który samochód w najkrótszym czasie może podjąć danego klienta, a jeśli klient nie określi samochodu system automatycznie wybierze najbliższy. Po wybraniu taksówki zostaną wyświetlone dane pojazdu, kierowcy oraz przybliżony czas dojazdu, obliczany, między innymi na podstawie odległości taksówki od adresu zlecenia oraz przy uwzględnieniu innych danych.
Trasa jest wyznaczana na podstawie bieżących i historycznych danych. System wie gdzie samochody zwalniają, gdzie często tworzą się korki i wylicza optymalną trasę, dostosowaną do warunków drogowych. Jeśli kierowca zjedzie z wyznaczonej trasy nastąpi automatyczna kontrola zaistniałego stanu rzeczy.
Z chwilą gdy taksówka nie ma zaplanowanych zleceń system wysyła ją w miejsce gdzie historycznie,
o tej samej porze pojawiało się najwięcej zamówień. W ten sposób optymalizuje się czas oczekiwania na klienta. Co więcej, mechanizm planuje takie zadania jak: mycie, tankowanie, dojazd po klienta po zaplanowane zlecenie, podjazd do strefy, serwis pojazdu, przerwa obiadowa, przerwy kawowe dla kierowcy, czy przesiadki kierowców.
System zapewnia stałe monitorowanie parametrów pracy takich jak: parametry ruchu, poziom paliwa, czy temperatura. Ich analiza pozwala na natychmiastowe zgłaszanie ostrzeżeń
w przypadku, gdy monitorowane parametry znajdą się poza normą. Wszelkie błędy
i sytuacje awaryjne są przez to ograniczone do minimum, generując ostrzeżenia zarówno w centrali jak i dla kierowcy. Oprócz tego zebrane dane pozwalają na tworzenie statystyk, zapobiegając w ten sposób występowaniu podobnych zdarzeń w przyszłości. Operator w centrali w każdej chwili ma dostęp do danych archiwalnych. Wprowadzono także system telemetryczny, który bada telemetrię sposobu jazdy, wszelkie przeciążenia i stan napędu elektrycznego. Ułatwia to zarządzanie flotą, dzięki możliwości zdalnego wykonywania prostych napraw, a także ocenę sposobu jazdy kierowcy.
Aby samochody napędzane energią elektryczną działały bez obaw, że w trakcie pracy zabraknie energii, inżynierowie pracujący nad systemem zadbali także aby stale był monitorowany stan akumulatorów. Na tej podstawie dostosowywane są informacje kiedy i jak długo dany pojazd powinien być ładowany. Pozwala to uniknąć obawy, że w trakcie jazdy zabraknie zasilania.
Zarządzanie i aktualizacja komputerowych urządzeń pokładowych odbywa się zdalnie, z poziomu centrali. Proces jest automatyczny. Dla przykładu, w przypadku konieczności nagrania nowej wersji aplikacji w komputerze kierowcy, administrator w centrali ustawia harmonogram aktualizacji, wybiera pliki, a dalej proces przebiega automatycznie.
Twórcy musieli także odpowiednio rozwiązać kwestię bezpieczeństwa. Przed rozpoczęciem jazdy następuje weryfikacja kierowcy, dzięki czemu nie ma możliwości, aby osoba nieuprawniona prowadziła EcoCar. W wypadku napadu kierowca dysponuje mechanizmem antynapadowym, który uruchamia alarm w centrali, która przekierowuje go do firmy ochroniarskiej. Kierowca w każdej chwili może połączyć się z centralą za pomocą połączenia audio-video. Analogicznie operator z centrali może w razie wystąpienia nietypowej sytuacji nawiązać połączenie z kierowcą, a nawet włączyć zdalnie nagrywanie z kamery zainstalowanej w samochodzie.
Standardowym wyposażeniem są zewnętrzne wyświetlacze LED, zamontowane na dachu każdej taksówki, na których można wyświetlać różne informacje w zależności od miejsca położenia samochodu lub według dokładnych harmonogramów konfigurowalnych zdalnie z rdzenia systemu. Klient zamawiając taksówkę w panelu www może zdefiniować hasło, które zostanie wyświetlone podczas oczekiwania samochodu w miejscu odbioru pasażera.
Ostatnią kwestią, która wymagała nadzoru była indywidualizacja dla każdego pasażera. Klient może zamówić taksówkę poprzez specjalną aplikację dedykowaną na telefon komórkowy. W aplikacji po naciśnięciu przycisku zostanie automatycznie zlokalizowany telefon i taksówka podjedzie w to miejsce. W trakcie dojazdu do klienta zarówno kierowca, jak i klient widzą się nawzajem na mapie. Zamawianie taksówki odbywa się całkowicie automatycznie.
Każdego klienta wita imienne powitanie, uruchamia się ustalona playlista utworów lub wybrany program telewizyjny i zapach. Ponadto klient ma dostęp do WiFi, przeglądarki internetowej, radia, telewizji cyfrowej.
Po zakończeniu kursu klient ma możliwość wyboru wielu sposobów płatności, takich jak karty płatnicze, portmonetka elektroniczna, prepaid, czy płatności flotowe. Zrezygnowano całkowicie
z papierowych voucherów za przejazd. Zastąpiły je fotokody (zwane także QR kodami) generowane przez korporację, a następnie przesyłane bezpośrednio na smartfona. W niedługim czasie aplikacja ma pozwolić także na zakup biletów do kina, czy teatru bezpośrednio w taksówce EcoCar System.
Na ekranie pasażer ma ciągły dostęp do informacji o położeniu taksówki na mapie, cenie za przejazd, danych do końca trasy. Na swoim profilu, dostępnym w Internecie, klient może określić rodzaj zapachu i kolor podświetlenia, jakie zostanie uruchomione w momencie wejścia do taksówki. Po zakończeniu kursu klient ma możliwość oceny jakości obsługi. Jeśli klient jedzie na lotnisko wyświetla mu się interfejs lotniska z odlotami i przylotami. Typuje także reklamy, które mogą być pokazane klientowi, na przykład: kobiecie perfumy, mężczyźnie samochody.
Podczas personalizacji konta można wybrać ulubione adresy i trasy, które później będą udostępnione podczas zamawiania taksówki. System wylicza koszt przejazdu, przełącza strefy, informuje klienta
o godzinie dojazdu, kosztach i godzinie podstawienia taksówki tuż po złożeniu zlecenia. Gwarantowana jest maksymalna cena za przejazd, jeśli taksometr pokaże niższy koszt, klient zapłaci mniej.
Użytkownik konta ma możliwość zdefiniowania subkont tak, aby każdy z użytkowników korzystał
z indywidualnego konta, co pozwala na szczegółowe rozliczanie każdego kursu. Ponadto konto firmowe pozwala na historyczne, a także bieżące obserwowanie wszystkich taksówek, z których
w danej chwili korzystają pracownicy firmy, nawiązanie z nimi połączenia głosowego lub video. Taksówki są przedstawione na mapie w sposób jasny i przejrzysty.
W przypadku osoby obcojęzycznej komputer przełączy się na odpowiedni język, a kierowca może połączyć się z centralą celem uzyskania pomocy tłumacza. Komputer odpowiedzialny za funkcje przeznaczone dla pasażera, w miarę warunków, cały czas utrzymuje połączenie 3G, zapewniając możliwie najlepsze parametry bezprzewodowej transmisji, pozwalającej na dostęp do Internetu.
Ostatnie testy sprzętu i funkcjonowania systemu informatycznego są wciąż w toku. Właściciel chce mieć pewność, że w momencie, gdy taksówki będą już jeździć, wszystkie funkcjonalności będą działać prawidłowo. W związku z pracami, taksówki EcoCar System pojawią się na ulicach w marcu.