“Szkoła od początku swojego istnienia stawiała na nowoczesność. Jako Uczelnia biznesowa, przygotowująca młodych ludzi do funkcjonowania w nowoczesnym biznesie, czujemy się zobowiązani do zapewnienia im równie nowoczesnej edukacji. Od zawsze stawialiśmy sobie za cel tworzenie studentom takich warunków, jakie mają ich rówieśnicy na uczelniach Europy Zachodniej – bez kolejek do rektoratu, problemów z obiegiem dokumentów, konieczności żmudnego oczekiwania, żeby zarejestrować się na dodatkowe zajęcia, czy przepełnionych sal wykładowych. Naszą aspiracją jest Uczelnia dla studentów, a nie studenci w roli petentów. Studenci to widzą – chcą tu przychodzić, zdobywać wiedzę i poszerzać horyzonty.” — mówi prof. Witold T. Bielecki, rektor Akademii Leona Koźmińskiego.
Nowoczesna uczelnia dzięki nowoczesnym rozwiązaniom technologicznym
Przed wdrożeniem rozwiązania Microsoft uczelnia korzystała z różnych systemów informatycznych, służących do komunikacji i współpracy w ramach organizacji, a także do obiegu dokumentów. Między innymi był to system Novell GroupWise 8.0. To rozwiązanie generowało jednak takie problemy, jak brak miejsca na dyskach sieciowych i wysokie koszty związane z rozbudową i tworzeniem kopii zapasowych. Problemem dla uczelni były również ataki spamowe, z którymi z trudem radził sobie uczelniany system antyspamowy.
Wobec postępującej cyfryzacji i rozwoju technologii dostępnych na rynku, Akademia zaczęła rozważać różne scenariusze migracji. Celem było zwiększenie sprawności i efektywności organizacji, optymalizacja systemów oraz zaoferowanie studentom i wykładowcom zupełnie nowej jakości nauczania, wyprzedzającej ich oczekiwania. Szkoła chciała również pozbyć się konieczności kosztownego, pracochłonnego i kłopotliwego zabezpieczania infrastruktury, czyli UPS-ów, klimatyzacji, a także pomieszczeń, w jakich zgromadzony był sprzęt informatyczny. Ważnym postulatem uczelni było też posiadanie rozwiązania, które pomogłoby komunikować się za pośrednictwem Internetu, pozwalając na oszczędności na rachunkach telefonicznych. Dotyczy to zarówno indywidualnych połączeń głosowych, jak i telekonferencji oraz wideokonferencji, które mogą nie tylko wpływać na obniżenie wydatków na podróże służbowe pracowników dydaktycznych, ale także dać nowe możliwości wykładowcom i studentom.
“Usługi Online dedykowane dla sektora edukacyjnego są nową ofertą firmy Microsoft. Tym bardziej cieszy nas fakt, że tak renomowana uczelnia po dogłębnej analizie zdecydowała, że to właśnie Office 365 najpełniej spełnia jej oczekiwania i potrzeby. To wdrożenie to dopiero początek drogi. Teraz będziemy wspierać Akademię merytorycznie i technicznie w kwestii adopcji wszystkich elementów usługi wśród pracowników administracyjnych, wykładowców i studentów.” — mówi Jacek Murawski, dyrektor generalny polskiego oddziału Microsoft.
Wybieramy rozwiązania w chmurze
Po rozważeniu różnych scenariuszy uczelnia zdecydowała się na biznesowe rozwiązanie chmurowe Microsoft Office 365. Ważnym argumentem za Usługami Online była synchronizacja z posiadanymi już rozwiązaniami on-premise, która nie wymagała zakupu oprogramowania firm trzecich. Kluczowe znaczenie dla decyzji uczelni miał też fakt, że wybrane rozwiązanie, to dostępny w chmurze pakiet aplikacji powszechnie wykorzystywanych w biznesie i ceniony przez użytkowników. Uczelnia, jako szkoła dla przyszłych menedżerów stawia sobie za cel przygotowywać ich w praktyczny sposób do realiów funkcjonowania i sprawnego działania w przyszłym życiu zawodowym, na rzecz swoich pracodawców lub własnych firm.
“Jesteśmy uczelnią biznesową, dlatego zależało nam bardzo na wdrożeniu takich narzędzi, z jakich nasi studenci będą niebawem korzystać, czy jako pracownicy korporacji, czy też, jako przedsiębiorcy. W skład pakietu Office 365 wchodzą wszystkie narzędzia biurowe, takie jak Excel, Word czy Powerpoint, których znajomość jest więcej niż przydatna w profesjonalnym życiu. Poszliśmy jednak krok dalej i chcemy już teraz w środowisku uczelni nauczyć ich, jak efektywnie korzystać z nowoczesnych narzędzi, takich jak Lync. Komunikatory i wideo-komunikacja to przecież nie tylko domena sfery konsumenckiej. To też przyszłość biznesu. Dlatego jesteśmy przekonani, że ta zmiana będzie pozytywna nie tylko dla naszej organizacji, ale też dla samych studentów i ich gotowości do wymogów przyszłej pracy.” — mówi Dariusz Trzeciak, dyrektor działu IT w Akademii Leona Koźmińskiego.
Platforma Office 365 obejmuje narzędzia do komunikacji poprzez email i komunikator, do zarządzania dokumentami i pracy grupowej oraz dodatkowo także serwer komunikacyjny Lync, dzięki któremu możliwe jest realizowanie usług komunikacji głosowej i wideo, niezależnie od lokalizacji, bez rachunków telefonicznych. W skład platformy wchodzą również wszystkie aplikacje pakietu biurowego najnowszej wersji Microsoft Office 2010.
“Rozwiązanie Office 365 w formie, jaka została wdrożona w Akademii Leona Koźmińskiego jest najbardziej optymalnym, zarówno funkcjonalnie, jak i kosztowo. Uczelnia nie musi inwestować we własną infrastrukturę, czy martwić się o to, czy wszystko działa. Koszty posiadania Office 365 są też znacząco niższe niż koszty posiadania analogicznych rozwiązań w innych modelach licencjonowania.” — dodaje Dariusz Trzeciak.
W efekcie zrealizowanego wdrożenia, z rozwiązania korzystać będą wszyscy studenci (8000 osób) i pracownicy akademiccy (500 osób) Uczelni.