Grzegorz Filarowski- Prezes Zarządu . Specjaliści z Log System prezentują metody pozwalające uporać się z wyzwaniami związanymi z polityką licencyjną.
1.
Zakup oprogramowania ad hoc
Licencjonowanie oprogramowania jest na tyle złożoną materią, że sprawia kłopoty zarówno średnim firmom, jak i wielkim koncernom. W przypadku tych ostatnich ciężko jest zapanować nad pracownikami, którzy bez wiedzy swoich przełożonych instalują rozmaite aplikacje. W ubiegłym roku było głośno o amerykańskiej sieci odzieżowej “Forever 21”. W firmie generującej obroty na poziomie 4 mld dolarów rocznie i posiadającej blisko 500 placówek na całym świecie wykryto 63 kopie nielegalnych programów Adobe. Później okazało się, że pracownicy sieci posługują się nielegalnymi programami firm Autodesk i Corel. Czy znana i dobrze funkcjonująca sieć narażałaby swoją reputacją, nielegalnie instalując kilkadziesiąt programów graficznych? Wiele wskazuje na to, że w tym przypadku zawiniły mechanizmy kontrolne. W świecie nowych technologii coraz więcej mówi się o tzw. zjawisku Shadow IT, polegającym na tym, że pracownicy różnych działów, kupują usługi i oprogramowania bez wiedzy działów IT. Czy nabywcy będą pamiętać o przedłużeniu licencji? To mało prawdopodobne, dlatego należy wnikliwie kontrolować zakupy wszystkich działów, a także lokalnych placówek.
2.
Brak centralnego repozytorium i zły przepływ komunikacji
Jak uzyskać łatwy dostęp do wszystkich licencji? Optymalną metodą jest centralny system. To prawdziwy ratunek np. w przypadku audytu czy kontroli. Zebrane informacje o licencji oprogramowania w centralnym repozytorium ułatwiają śledzenie daty instalacji użytkowania i odnawiania licencji. Centralne repozytorium pomaga też nadrobić brak komunikacji pomiędzy działami, ponieważ system zarządzania licencjami i oprogramowanie “widzi” stan aplikacji we wszystkich jednostkach organizacyjnych. Nawet jeśli pracownicy nie mają świadomości na temat wykorzystywanego oprogramowania.
3.
Nieznajomość zmieniających się reguł gry
Zasady licencjonowania ulegają częstym zmianom. Śledzenie na bieżąco zmian przepisów i regulacji przerasta możliwości przeciętnych pracowników, ze względu na ograniczony czas i wiedzę. To żmudny i monotonny proces, dlatego optymalnych rozwiązanie jest zastosowanie kompleksowego systemu w postaci specjalistycznego oprogramowania. Wprawdzie wiąże się to z dodatkowymi nakładami finansowymi, ale biorąc pod uwagę ewentualne koszty związane z karami, grzywnami czy utratą reputacji, taka inwestycja znajduje uzasadnienie.
4.
Licencjonowanie oprogramowania nie jest częścią zarządzania zasobami IT.
Kwestie związane z licencjonowaniem oprogramowania często nie wchodzą w skład kompleksowej strategii zarządzania aktywami IT. Tymczasem skuteczne narzędzia powinny obejmować każdy nawet najmniejszy “kawałek” oprogramowania zainstalowany na dowolnym urządzeniu. To ułatwia pracę administratorom, którzy w ten sposób zyskują kompleksową wiedzą na temat sprzętu i oprogramowania pracującego w organizacji.
Ilustracja pochodzi z serwisu Shutterstock.