Znacznie niższe koszty w przeliczeniu na stronę zapewniają urządzenia za około 1000-2000 zł, o których pisałem w materiale “Drukuj szybko i ekonomicznie”. Jednak nawet porównując sprzęt tej samej klasy, można dostrzec istotne różnice w kosztach wydruku. Poniższy wykres obrazuje, jakie są koszty zakupu urządzeń, a jakie koszty późniejszej, rocznej eksploatacji, z wykorzystaniem tonerów o maksymalnej pojemności (najtańszych w przeliczeniu na stronę).
Założeniem jest, że na każdej z drukarek powstaje 5000 stron dokumentów miesięcznie, czyli 250 stron dziennie. Nawet w takim niezbyt ekstremalnym przypadku koszty eksploatacji (toner, bęben, energia elektryczna) znacznie przewyższają cenę brutto urządzenia. Trzeba też pamiętać, że ilość przetwarzanych (i prawdopodobnie również drukowanych) informacji wciąż rośnie.
Cena zakupu sprzętu stanowi mniej niż 30 proc. całkowitych rocznych kosztów posiadania (TCO). W przypadku drukarki takiej jak Oki B512dn (najtańsza na liście) zakup to zaledwie 17 proc. całkowitych kosztów – pozostałe 83 proc. to eksploatacja. Najlepiej pod tym względem prezentuje się Kyocera Ecosys P3055dn. W jej przypadku koszty eksploatacji stanowią 63 proc. TCO.
Poniżej analogiczny wykres dla 3-letniego okresu eksploatacji. W tym przypadku zakup stanowi średnio 15 proc. całkowitych kosztów, natomiast eksploatacja to aż 85 proc. wydatków.
Struktura wydatków
Cena drukarki jest najbardziej wymiernym elementem TCO. Następnie sprzęt trzeba uruchomić, skonfigurować jako urządzenie samodzielne lub pracujące w ramach większego systemu druku, zainstalować sterowniki na komputerach w sieci, przydzielić uprawnienia, przeprowadzić ewentualne szkolenie. Jest to konkretna praca wykonana przez specjalistów. Niestety, oszacowanie kosztu tej pracy jest niezwykle trudne. Z tego powodu pominąłem koszty wdrożenia, ale w rzeczywistości na pewno nie są one zerowe.
Podczas późniejszej eksploatacji wystarczy już tylko dokładać papier, wymieniać toner, ponosić koszty energii elektrycznej. Przy zakładanym obciążeniu 5000 wydruków miesięcznie całkiem łatwo sprawdzić wysokość związanych z tym wydatków. Firma płaci także za administrację sprzętem, ewentualne przeglądy i naprawy, a ostatecznie za utylizację sprzętu. Te wartości też zostały pominięte w obliczeniach.
Samodzielne szacowanie kosztów druku w tabelkach i na wykresach Excela jest proste, ale nie zawsze pokrywa się z rzeczywistością. Statystyki na wydrukach diagnostycznych drukarki nie zgadzają się ze zużyciem tonera, bo przecież nie każdy wydruk ma wzorcowe 5-procentowe zaczernienie. Nie pokrywa się to także ze zużyciem papieru, bo papier też może być wykorzystywany w innych celach.
Dlatego przedsiębiorstwa, które chcą oszacować koszty – choćby po to, by wybrać optymalne rozwiązania – mogą zamówić audyt. Usługi tego typu świadczą firmy oferujące rozwiązania druku i obiegu dokumentów. Efektem audytu są nie tylko informacje dotyczące samego druku, ale także np. rekomendacje związane z organizacją pracy.
Poniżej wykres przedstawiający poszczególne składniki TCO dla dwóch drukarek, przy rocznym okresie eksploatacji. Jak widać, przy mniej „oszczędnych” drukarkach, jak Oki B512dn, główny koszt (niemal połowę TCO) stanowi toner. Przy najbardziej ekonomicznych, jak Kyocera Ecosys P3055dn, największym wydatkiem jest papier – toner jest relatywnie tani, a problem wymiany zespołu obrazującego w zasadzie nie istnieje.
Zatem w każdej drukarce mamy dwa elementy, na których warto się skoncentrować: toner oraz papier. Są to wydatki nieuniknione, ale można je optymalizować. W obu przypadkach najbardziej oczywistym rozwiązaniem jest zakup tańszych materiałów.
W przypadku tonerów są to materiały o możliwie największej pojemności (aczkolwiek powyższe wykresy już uwzględniają pojemne tonery), ewentualnie zamienniki. Te ostatnie mogą być wielokrotnie tańsze niż oryginalne, ale nie do każdej drukarki można je kupić. Poza tym mają czasem bardzo wątpliwą jakość – generują więcej kłopotów niż korzyści. Jednak zamiennik ze sprawdzonego źródła może być rozwiązaniem problemu zbyt wysokich kosztów.
Kolejnym kosztem jest papier – zakładam koszt jednej ryzy na poziomie 15 zł (tu znajdziecie najniższe ceny). Druk 5000 stron w skali miesiąca to 10 ryz papieru. Rocznie oznacza to 120 ryz o łącznej cenie 1800 zł brutto. Jeśli jednak uda się znaleźć papier za np. 10 zł (co wcale nie jest takie trudne), w skali roku da to niemałą oszczędność 360 zł.
Na następnej stronie przeczytacie o zyskach z konfiguracji sterowników.
Konfiguracja sterowników
W praktyce świetne efekty daje również odpowiednia konfiguracja sterowników. Nie bez znaczenia jest fakt, że większość drukarek sieciowych ma wbudowany mechanizm druku dwustronnego. Przykładowo, sterownik Kyocera już na etapie instalacji proponuje włączyć drukowanie dwustronne.
Druk dwustronny pozwoli oszczędzić papier – przy naszych założeniach będzie to nawet kilkaset złotych rocznie. Oczywiście realnie są to znacznie mniejsze kwoty, bo tylko część dokumentów ma parzystą liczbę stron. Idąc dalej, druk dużych dokumentów w postaci broszur teoretycznie daje oszczędność papieru nawet na poziomie 75 proc., a tonera o 50 proc. (bo każda strona jest o połowę mniejsza).
Jeśli chodzi o toner, niemal każdy sterownik ma tryb ekonomiczny, ekologiczny itp. jak np. EcoPrint w sterowniku drukarek Kyocera. Wydajność tonerów, jaką podaje producent (12,5 tys. stron dla tonera TK-3160, 15,5 tys. stron dla TK-3170 oraz 25 tys. stron dla TK-3190), dotyczy standardowego trybu druku. Włączenie opcji EcoPrint powoduje mniejsze zużycie tonera, choć w specyfikacji drukarek nie ma informacji o tym, jaki jest poziom tej oszczędności.
Warto więc zadbać o to, by niektóre wymienione opcje (druk dwustronny, tryb oszczędzania tonera) były domyślnie włączone w sterownikach. Nie chodzi o to, by zabronić użytkownikom drukowania w lepszej jakości, ale druk jednostronny czy z pominięciem EcoPrint powinien być używany tylko wtedy, gdy zostanie świadomie wybrany.
Chociaż kolorowe drukarki laserowe nie są tematem tego artykułu, oczywiste jest, że domyślnym trybem w sterownikach tych urządzeń powinien być tryb czarno-biały, który wielokrotnie obniża koszty. Tryb kolorowy powinien być udostępniony tylko tym pracownikom, którzy go rzeczywiście potrzebują.
Kontrola i prewencja
Skutecznym, choć niezbyt prostym sposobem na zbyt wysokie koszty druku, jest wdrożenie systemu zarządzania drukiem. Pierwszą jego rolą jest kontrola dostępu do drukarek – wydruk może być wysłany do urządzenia albo odebrany z niego dopiero po uwierzytelnieniu użytkownika. Najczęściej odbywa się to w samym urządzeniu, poprzez podanie PIN-u na panelu operacyjnym, użycie karty zbliżeniowej albo smartfona z NFC.
Takie rozwiązanie ma wiele zalet, a jedną z nich jest właśnie precyzyjne obliczanie kosztów, z podziałem na działy w firmie czy prowadzone projekty. Każdy pracownik drukuje na własne konto, konto swojego działu lub konkretnego projektu. Co więcej – w ramach systemu można zezwolić pracownikom także na druk prywatnych dokumentów, a później na podstawie raportów rozliczać ich z kosztów.
Część wymienionych funkcji mają już same drukarki: licznik stron w Canon LBP6780x (aktualna cena), rozliczanie zadań w Kyocera Ecosys P3055dn. Niektóre mają też odpowiednie wyposażenie: Brother HL-L6300DW (aktualna cena) ma interfejs NFC (do uwierzytelniania użytkowników), a w HP i Kyocera czytnik kart jest dostępny jako opcjonalny moduł podłączany do USB. Istnieją też zupełnie niezależne, sieciowe systemy zarządzania drukiem, jak np. MyQ.
Nie powinno nikogo dziwić, że nawet w małej, kilkuosobowej firmie, druk kosztuje kilka lub kilka tysięcy złotych rocznie. Przy większej liczbie pracowników i w rozproszonej strukturze firmy koszty te wymykają się spod kontroli – mogą to być dziesiątki tysięcy złotych, a nawet więcej. W takich sytuacjach warto przeprowadzić audyt i ewentualnie wdrożyć odpowiednie rozwiązania druku oraz obiegu dokumentów. | CHIP