Office 365 – czym tak naprawdę jest?
Chmurowy pakiet narzędzi biurowych przedstawiany jako usługa został ogłoszony przez Microsoft już lata temu. Pierwsze wersje beta zostały udostępnione już w październiku 2010 roku. O ile początkowo faktycznie Office 365 nie odbiegał nadto od swojego pudełkowego odpowiednika, to dziś subskrybenci 365 otrzymują oprócz doskonale znanych aplikacji biurowych również szereg narzędzi ułatwiających pracę grupową, które sprawdzą się w firmach każdej praktycznie wielkości (no, może poza jednoosobowymi działalnościami gospodarczymi). Microsoft bardzo wyraźnie podkreśla, że każdy zainteresowany oprogramowaniem biurowym tej firmy, jeżeli chce wykorzystać wszystkie jego możliwości, powinien wybrać właśnie subskrypcję usługi Office 365, a nie – aktualnie najnowszy pakiet Microsoft Office 2016 w formie jednorazowego zakupu z wieczystą licencją.
Office 365 – warianty usługi
Microsoft podzielił Office 365 według grup odbiorców: dla użytkowników domowych , dla firm oraz dla szkół i administracji publicznej. Nas interesują w zasadzie dwie pierwsze. Przy czym w przypadku Office 365 dla użytkowników domowych, to również ten pakiet ma swoje dwie odmiany. Pierwsza to po prostu Office 365 dla użytkowników domowych, druga – najtańsza obecnie spośród wszystkich odmian Office 365 – to Office 365 Personal. Jeżeli chodzi o zestaw aplikacji i usług oferowanych w ramach tych obu pakietów, to jest on zasadniczo identyczny. W obu otrzymujemy klasyczne aplikacje pakietu Office takie jak Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher (tylko dla PC) oraz Access (tylko dla PC), a także usługi: OneDrive oraz Skype. Prawie wszystkie aplikacje dostępne są zarówno na platformę Windows (PC), jak i dla komputerów Apple (nie dotyczy to Accessa i Publishera). Najważniejsza różnica to liczba możliwych instalacji. W Office 365 Personal możemy korzystać z usługi na 1 komputerze, 1 tablecie i 1 telefonie, a cała usługa jest dla jednego użytkownika. W przypadku użytkowników domowych instalacja obejmuje maksymalnie 5 użytkowników (czyli odpowiednio: 5 komputerów, tabletów i telefonów).
Office 365 dla firm – tu jest znacznie ciekawiej
Druga grupa wariantów usługi Office 365 przeznaczona jest dla firm. W tej grupie Microsoft oferuje: Office 365 Business, Office 365 Business Premium oraz Office 365 Business Essentials. W tym przypadku w pierwszym wariancie oprócz aplikacji Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote i Access (tylko PC) otrzymujemy firmową wersję OneDrive. W redakcji korzystamy z najpełniej wyposażonego pakietu Office 365 Business Premium. W ramach tego wariantu usługi oprócz wspomnianych aplikacji i OneDrive’a mamy jeszcze Exchange, SharePoint, Skype dla firm i narzędzie do wspólnej pracy i komunikacji: Microsoft Teams. Ostatnia odmiana usługi, tj. Office 365 Business Essentials jest podobna do Business Premiumm jeżeli chodzi o usługi online, ale podstawową różnicą jest tu brak klasycznych aplikacji pakietu Office. W Essentials nie ma więc Worda, Excela, PowerPointa itp. Jak widać jest możliwość korzystania z usługi Office 365 nie posiadając żadnej aplikacji pakietu Microsoft Office.
Office 365 Business Premium w praktyce
Nie wiedzieć czemu Microsoft w swoich ofertach dotyczących Office 365 zupełnie pomija informacje o wielu dodatkowych narzędziach online, które w codziennej pracy biurowej – nie tylko redakcyjnej – mogą być użyteczne. Może nie tyle pomija, co informacje o nich są ukryte znacznie głębiej niż te publikowane na standardowych stronach ofertowych Office 365. Słyszeliście np. o czymś takim jak Delve, To-Do, Planner, Flow, Forms, Bookings, Osoby czy Yammer? Wiedzieliście o różnicach pomiędzy OneDrive’em dla użytkowników domowych a tym dla firm? Zdawaliście sobie sprawę z wygody tworzenia prezentacji nie w PowerPoincie lecz w programie online o nazwie Sway?
Dość powiedzieć, że używana przez nas wersja usługi Office 365 Business Premium daje nam, członkom redakcji CHIP.pl dostęp do… aż 23 aplikacji. Sami widzicie, że sprowadzanie Office’a 365 wyłącznie do Worda, Excela, PowerPointa i OneDrive’a to przesadne uproszczenie. Do czego jednak służą te mniej znane narzędzia?
Microsoft Teams
Microsoft Teams to zdecydowanie najczęściej wykorzystywana przez nas usługa w ramach subskrybowanego pakietu Office 365. Nic dziwnego, nasz zespół zlokalizowany jest w różnych miejscach, potrzebujemy ze sobą dobrego, stałego i – co ważne – bezpiecznego kontaktu. Microsoft Teams jest promowany przez Microsoft jako narzędzie do wspólnej pracy, my korzystamy z niego jak z komunikatora internetowego dla naszego zespołu. Tyle że Microsoft Teams to coś znacznie więcej niż komunikator. Jednak nie będziemy tu rozwijać tego wątku, Więcej o Teamsach znajdziecie we wcześniejszych artykułach: “Co potrafi Teams” i “PORADNIK: Chcesz używać komunikatora Teams? Poznaj 10 sztuczek“. Przyjrzyjmy się zatem pozostałym narzędziom.
Microsoft Bookings
Microsoft Bookings to stosunkowo mało znane narzędzie dla małych firm przeznaczone do planowania spotkań z klientami i zarządzania tymi spotkaniami. Ponieważ w naszej redakcji nie świadczymy żadnych usług bezpośrednich dla klientów, nie używamy Bookings. Jednak warto wiedzieć, że takie narzędzie jest oferowane w ramach pakietu usług Office 365. Aplikacja może się przydać osobom prowadzącym np. niewielkie zakłady usługowe.
Aplikacja ma na tyle elastyczne możliwości, że przyda się wszędzie tam, gdzie świadczenie usług wymaga umówienia się z klientami na konkretne terminy. Oznacza to naprawdę bardzo szerokie pole eksploatacji, od np. niewielkiego punktu fryzjerskiego (przykład z powyższego klipu wideo) poprzez wszelkiego rodzaju instytucje doradcze, konsultingowe, finansowe, serwis sprzętu, urządzeń, samochodów itp. Dzięki Bookings potencjalni klienci prowadzonej przez użytkownika niewielkiej firmy usługowej będą mogli zarezerwować konkretny termin na realizację świadczonej usługi, wybrać jej wariant, a nawet konkretnego pracownika i dokonać rezerwacji.
Delve
To kolejne mało znane narzędzie wbudowane w Office’a 365. Ułatwia ono współpracę z innymi osobami w firmie, pozwalając na łatwe wyszukiwanie konkretnych osób, współdzielenie i współredagowanie dokumentów, tablic, wyszukiwanie informacji w obrębie danej organizacji, czy możliwość przypisania wybranych plików, dokumentów do własnych tablic lub do zestawu ulubionych. Przy tym warto podkreślić, że Delve skrupulatnie przestrzega zakresu uprawnień poszczególnych użytkowników. Oznacza to, że dana osoba ma dostęp tylko do takich informacji, do których wyświetlania, czytania czy redagowania jest uprawniona. Ponadto inne osoby nie będą widzieć dokumentów prywatnych konkretnego użytkownika.
W praktyce Delve daje dużo wygodniejszy dostęp do wspólnej przestrzeni dokumentów niż firmowy OneDrive. Głównie dlatego, że pozwala łatwo odnaleźć najważniejsze dane, nad którymi aktualnie pracujemy, a także osoby, które są odpowiedzialne za poszczególne pliki i zadania. Delve ściśle współpracuje z OneDrive’em, Outlookiem a także pozostałymi komponentami pakietu. Na przykład, jeżeli sam Redaktor naczelny wysłał mailem ważne załączniki na temat konkretnego projektu, a w tym samym dniu na skrzynkę otrzymałem jeszcze 150 innych maili (co wcale nie jest rzadkością), to nie muszę przekopywać się przez gąszcz listów w Outlooku. Wystarczy uruchomić Delve, wybrać z lewej strony interfejsu Delve profil Naczelnego, a aplikacja wyświetli wszystkie ostatnio załączone i udostępnione mi przez szefa dokumenty, którymi ja i moi współpracownicy powinniśmy się zająć. Co ważne, Delve pilnuje ustawionych uprawnień, jeżeli jakiś dokument nie jest przeznaczony dla jakiejś osoby, ta go po prostu w Delve (ani nigdzie indziej) nie zobaczy.
Dynamics 365
Z poziomu interfejsu usługi Office 365 możemy dotrzeć do innej rozbudowanej usługi Microsoftu: Dynamics 365. Samo rzetelne przedstawienie możliwości platformy Dynamics 365 wymagałoby nie jednego lecz całego cyklu artykułów, niemniej pominięcie dostępu do tej usługi z poziomu Office 365 byłoby poważnym niedomówieniem. Najogólniej rzecz biorąc Dynamics 365 to połączenie możliwości klasycznych systemów CRM i ERP (czyli biznesowego oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami oraz zaawansowanego planowania i zarządzania zasobami przedsiębiorstwa) w całości funkcjonujące w chmurze. W ramach Dynamics 365 firmy mogą korzystać z bogatego zestawu aplikacji biznesowych o bardzo różnych funkcjach.
Należy pamiętać, że pełne wykorzystanie możliwości Dynamics 365 wymaga zakupienia odpowiedniego planu subskrypcyjnego odpowiedniego do potrzeb danej organizacji. W redakcji nie korzystamy z Dynamics, nie mamy zaawansowanych działów obsługi klientów, czy np. wewnętrznego działu pomocy użytkownikowi, dlatego korzystanie z zaawansowanych aplikacji Dynamics 365 w naszym przypadku byłby przerostem formy nad treścią, niemniej chcieliśmy pokazać, że dostęp do Dynamics 365 mamy również z poziomu Office’a 365 – obie usługi są ze sobą w znacznym stopniu zintegrowane.
Microsoft Flow
Microsoft Flow to kolejne narzędzie chmurowe dostarczane przez Microsoft w biznesowych wydaniach usługi Office 365. Czym jest Flow? Oficjalnie mamy tu do czynienia z narzędziem pozwalającym zautomatyzować i zoptymalizować przepływy danych i pracy w firmie. Typowa korpogadka, prawda? W praktyce Flow może być wykorzystywany trochę jak np. makra w Wordzie czy w Excelu. O ile jednak makropolecenia w Wordzie pozwalają – najczęściej – zautomatyzować zadania i procesy wykonywane w obrębie samego edytora, o tyle Flow umożliwia automatyzację różnego typu działań przeprowadzanych w różnych narzędziach dostępnych w całej usłudze Office 365.
Co więcej, nie musimy trudzić się z samodzielnym tworzeniem odpowiednich przepływów zadań. Bardzo możliwe, że – przynajmniej na początku – niewielkim firmom wystarczą gotowe, opracowane szablony Microsoft Flow dostępne online, takie jak np. automatyczne zapisywanie wszystkich załączników wysyłanych na firmową skrzynkę pocztową w specjalnym folderze na firmowym OneDrive’ie, bądź przenoszenie terminów z kalendarza Google do kalendarza usługi Office 365, zapisywanie tweetów z określonymi hasztagami, czy wysyłanie e-maili do określonej grupy po wystąpieniu określonych warunków i wiele innych.
Microsoft Forms
Podstawowe zadanie realizowane przez Forms to możliwość opracowywania szybkich formularzy badawczych, testów, ankiet, zapytań itp. Przy czym Forms nie tylko ułatwi samo przygotowanie np. ankiet, ale okaże się pomocnym narzędziem do przeglądania i analizy uzyskanych wyników. W razie, gdy zajdzie potrzeba przeprowadzenia dokładniejszej analizy danych, te zebrane za pomocą Microsoft Forms można łatwo wyeksportować do Excela.
Należy pamiętać, że subskrybenci biznesowych planów usługi Office 365 otrzymują dostęp do tzw. “zapoznawczej” (tak to określa Microsoft) wersji Microsoft Forms. Z pełnej funkcjonalności tego rozwiązania mogą korzystać subskrybenci edukacyjnych odmian usługi Office 365.
Kanał aktualności
Funkcja o takiej nazwie dostępna na liście aplikacji Office 365 to w istocie część SharePointa. Rozwiązanie to pozwala umieszczać w jednym miejscu komunikaty kierowane do wszystkich, ważne informacje, ogłoszenia itp. To coś w rodzaju wirtualnej tablicy ogłoszeniowej. Z tego rozwiązania korzystamy stosunkowo rzadko, ponieważ w zupełności wystarcza nam funkcjonalność Microsoft Teams jako podstawowego narzędzia do komunikacji, zarówno bezpośredniej, jak i tej grupowej.
Na kolejnej stronie znajdziecie opis pozostałych usług Office 365.
OneDrive
Usługa OneDrive jest zapewne znana bardzo dobrze, na całym świecie korzystają z niej miliony użytkowników. Warto jednak wiedzieć, że OneDrive w wydaniu “prywatnym” (dla indywidualnego użytkownika) nie jest tym samym co OneDrive powiązany z Office 365 dla firm. Oczywiście obie wersje OneDrive to w gruncie rzeczy chmurowe przechowalnie danych, ale istnieją pomiędzy nimi istotne różnice.
Podstawowe różnice widoczne są choćby w poleceniach wyświetlanych ponad listą folderów i plików. OneDrive w wersji biznesowej wyposażony jest w menu przepływów (pozwala z poziomu OneDrive zarządzać ustawionymi przepływami danych w Microsoft Flow), takiej funkcji nie znajdziemy w “zwykłym” OneDrive. Ponadto OneDrive firmowy jest znacznie silniej zintegrowany z SharePointem, co pozwala by każdy uprawniony członek danej grupy w firmie miał dostęp do tych samych danych z jednoczesną możliwością ich ewentualnej, bezkonfliktowej modyfikacji.
Microsoft Planner
To kolejne niedoceniane, aczkolwiek bardzo użyteczne narzędzie do pracy w firmie. Każdej wielkości. Za pomocą Plannera można tworzyć plany zadań i określać, jakie osoby będą odpowiedzialne za ich wykonanie. Planner zapewnia sprawną organizację pracy zespołu i współpracę nad bardziej złożonymi projektami w wygodny sposób.
To w znacznej mierze dzięki Plannerowi nie zdarza się w naszej redakcji sytuacja, że dwie osoby niezależnie od siebie pracują nad jakimś gorącym tematem. Planner pozwala na łatwy przydział zadań poszczególnym osobom, a dzięki czytelnej prezentacji poszczególnych projektów czy ich składników w formie odrębnych kafelków z widocznymi ikonami osób odpowiedzialnych za dane zadanie, nie ma możliwości, by ktokolwiek przez pomyłkę wykonywał zbędną pracę.
Teoretycznie zarządzanie zadaniami jest możliwe również z poziomu Outlooka, tyle że Outlook jest raczej osobistym asystentem, ustawione w nim zadania są widoczne dla konkretnej osoby, chyba że zostaną odpowiednio udostępnione innym. Planner nie jest kalendarzem z terminami (choć ma taki element w swoim interfejsie), lecz spójnym rozwiązaniem pozwalającym kontrolować aktualny stan prac na wieloma różnymi zadaniami w firmie. W przypadku naszej redakcji wystarczy jeden rzut oka wydawcy serwisu danego dnia, by ten od razu wiedział, jakie osoby mają już przydzielone zadania, nad czym pracują, które z zadań mają odpowiednio wysokie priorytety i wiele więcej.
Microsoft PowerApps
Usługa PowerApps będąca składnikiem Office’a 365 w wydaniu biznesowym to rozwiązanie pozwalające tworzyć aplikacje, ale nie w dosłownym sensie – tj. jak programiści, lecz z wykorzystaniem wiedzy i danych, do których – jako pracownicy danej firmy – mamy dostęp. Podobnie jak Microsoft Flow nazwaliśmy wcześniej makropoleceniami dla całego Office 365, tak PowerApps przenosi możliwości automatyzacji pracy na jeszcze wyższy poziom. To narzędzie głównie dla analityków biznesowych (choć nie tylko).
Microsoft StaffHub
Podobnie sytuacja wygląda z kolejnym narzędziem oferowanym w ramach Office 365. Microsoft StaffHub jest rozwiązaniem, które może być użyteczne w firmie, w której pracuje wiele pracowników. Więcej na temat StaffHub dowiecie się z poniższego filmu.
https://youtu.be/e8ZE-IsgFow
Sway
Tym razem aplikacja online przydatna praktycznie w każdej firmie. Sway pozwala łatwo, bez konieczności posiadania wiedzy z zakresu projektowania publikacji, przygotować efektowne prezentacje, raporty, materiały szkoleniowe, oferty, biuletyny itp. Dodatkowym ułatwieniem jest też to, że tworzenie nowej prezentacji czy dokumentu innego typu możemy zacząć od gotowego szablonu. Wiele gotowych do wykorzystania szablonów Sway znajdziemy na witrynie domowej tej usługi.
Microsoft To-Do
Aplikacja online Microsoft To-Do to klasyczna, cyfrowa lista zadań do wykonania. Z pewnością znacie niejedną aplikację tego typu, jak np. bardzo popularny w mobilnym świecie program Wunderlist. Microsoft To-Do jest odpowiednikiem takiego właśnie narzędzia (co więcej, To-Do umożliwia import danych z Wunderlist). Aplikacja To-Do choć jest dostępna z listy aplikacji wyświetlanych na stronie głównej usługi Office 365 może być używana przez każdego. Nie trzeba być subskrybentem Office 365 by korzystać z tego programu, a sama aplikacja Microsoft To-Do dostępna jest w sklepie online Microsoft Store.
Pozostałe
Celowo pominęliśmy takie aplikacje jak doskonale znane składniki desktopowego pakietu Microsoft Office, tj. Worda, Excela, PowerPointa, Outlooka, OneNote’a itp. Pisanie kolejnego artykułu o Wordzie i podobnych aplikacjach biurowych mijałoby się z celem. A tym było zaprezentowanie faktycznych możliwości usługi Office 365, która wyróżnia się właśnie tym, że oprócz wspomnianych klasycznych programów biurowych oferuje jeszcze bogaty zestaw usług w chmurze i rozwiązań działających wyłącznie online. | CHIP